Como calcular a margem real de um projeto de arquitetura (e por que ela some)

O contrato de R$ 30 mil fechou, o cliente aprovou e a sensação é de mês bom. Seis meses depois, com o projeto entregue, a conta não fecha: a equipe trabalhou muito mais do que o previsto e o dinheiro já foi embora. O problema não foi o preço que você cobrou. Foi não acompanhar a margem enquanto o projeto acontecia.

Margem real: o que ela mede

Margem real é o lucro de um projeto específico depois de pagar tudo o que ele consumiu. A diferença para "quanto entrou no caixa" está nas horas: o tempo da equipe é o maior custo de um escritório de arquitetura, e ele não aparece no extrato bancário.

O custo da hora é o que entra na conta das horas: quanto custa cada hora produtiva do escritório, somando aluguel, salários, pró-labore, softwares e tudo o que mantém a estrutura de pé. Se você ainda não tem esse número, comece por como calcular o valor da hora do arquiteto.

O que entra em cada linha

• Valor do contrato: só os honorários. Reembolsos de despesas (impressões, deslocamentos cobrados à parte) não são receita do projeto.
• Impostos: o percentual que incide sobre a nota fiscal, que depende do seu regime. No Simples Nacional, o Fator R pode mudar bastante esse número: veja o guia do Simples Nacional e o Fator R.
• Custos diretos: o que só existe por causa daquele projeto, como projetos complementares terceirizados, maquete, renders de fora, viagens, impressões e taxas como a do RRT.
• Horas: as horas reais de todas as pessoas que trabalharam no projeto, incluindo reuniões, visitas e revisões, e não só o tempo de desenho.

A conta completa, com um exemplo

Agora o mesmo projeto, com uma diferença que acontece o tempo todo: o cliente pediu mais três rodadas de revisão no anteprojeto, que ninguém cobrou à parte. Foram 60 horas a mais.

O preço não mudou, o cliente ficou feliz e o escritório trabalhou quase de graça na reta final. É por isso que a margem precisa ser acompanhada durante o projeto, e não só no fim.

Onde a margem costuma escapar

1. Revisões sem limite. Sem número de rodadas no contrato, cada ajuste vira hora não paga.
2. Escopo que cresce sem aditivo. "Já que você está fazendo a sala, vê a varanda também?"
3. Reuniões e visitas que ninguém anota. Parecem pouco, mas somam dezenas de horas num projeto longo.
4. Projeto que se arrasta. Cliente que demora a aprovar alonga o prazo e mantém a equipe ocupada por mais tempo.
5. Desconto no fechamento. Cada real de desconto sai inteiro da margem, porque os custos continuam os mesmos.
6. Parcela atrasada. O dinheiro demora, e a equipe segue trabalhando. Uma régua de cobrança ajuda a evitar.

Como proteger a margem

1. Precifique pelas horas, com o custo da hora do escritório: veja quanto cobrar por um projeto de arquitetura.
2. Limite as revisões no contrato e deixe escrito quanto custa uma rodada extra.
3. Lance as horas toda semana, por projeto e por etapa. Memória de fim de mês não é confiável.
4. Compare o previsto com o realizado ao fim de cada etapa, enquanto ainda dá para conversar com o cliente.
5. Revise o custo da hora a cada seis meses, ou sempre que a equipe ou o aluguel mudarem.

Planilha ou sistema?

Uma planilha simples já ajuda: uma aba por projeto, com o valor do contrato, os impostos, os custos diretos e as horas lançadas por semana. O desafio é manter tudo atualizado, porque as horas ficam espalhadas entre as pessoas da equipe. Um sistema que liga as horas e os custos ao projeto faz essa conta sozinho e mostra a margem ainda no meio do caminho.